I løpet av den kommende perioden vil klubben gjøre overgang til nytt medlemssystem med faktureringsløsning etter krav fra NIF. Dette innebærer bl.a. at vi må skille mellom medlemskontingent og treningsavgift, noe som ble behandlet på årsmøtet i mars. I praksis betyr det at Tromsø karateklubb vil fakturere medlemmene 250 kr medlemskontingent i april, og resten av året vil medlemmene bli belastet en månedlig treningsavgift (d.v.s. at man i april kun betaler medlemskontingent). Totalt sett vil det ikke være økning av medlemsbetalingen.

En systemovergang innebærer ofte noen utfordringer, og en pandemi som har påvirket oss alle gjør dette enda litt vanskeligere med tanke på kontroll over medlemsdata. Vi ber derfor om tålmodighet og forståelse i denne prosessen. Når alt er på plass vil klubben følge kravene fra NIF, og gjøre driften av klubben enklere for de frivillige som bruker sin fritid på dette.

Prosessen kan resultere i at dere som medlemmer får sms/eposter som kan oppfattes som merkelige eller skumle. Kanskje dukker det ikke opp en faktura eller et trekk som skulle kommet. Man kan få melding om trening eller medlemskap som avsluttes. Purring på en faktura som er betalt, eller aldri er mottatt. Eller det kan i verste fall skje at man faktureres/trekkes mer enn det man skal i oppstartsfasen ved sammenfallende avgifter. Dersom dette mot formodning skulle skje er det ingen grunn til å bekymre seg. Ingen vil stenges ute fra trening på grunn av feil i systemet, og evt. feil i fakturering vil rettes snarlig. Ta bare kontakt med klubben, så skal vi sammen med leverandøren få besvart spørsmål og ryddet opp i ev. feil fortløpende.

Merk at klubbens kontonummer ikke vil stå som mottaker på fakturaer o.l., men idrettsforbundets betalingsleverandør Buypass (1813 28 86438). Dette ser kanskje rart ut, men er helt riktig, og man trenger ikke bekymre seg for å betale til nytt kontonummer.

AvtaleGiro for betaling til klubben må opprettes på nytt i kommende system. Nå kan dette heldigvis gjøres enkelt via link, og avtalen kan settes opp allerede før oppstart, også denne mot Buypass. Ved inngåelse av AvtaleGiro ved betaling i egen nettbank er det viktig å legge merke til at faktura som kommer på epost har to forskjellige KID-nr. Det er KID som er merket «efaktura KID» helt nederst på siden som skal benyttes til dette.

Dersom man er medlem i flere idrettslag eller evt. betaler på vegne av barn som har dette kan det hende også disse lagene gradvis begynner å bruke samme system for betaling. Husk derfor å sette en beløpsgrense for trekk som tar romslig høyde for dette, og som et minimum er høyere enn månedlig treningsavgift og årlig kontingent sammenlagt. Systemets forsøk på trekk høyere enn maksbeløp resulterer i feil, og manuell purring p.g.a. manglende betaling. Da vil man oppleve å få purring på en faktura man aldri har mottatt.

Ved spørsmål som gjelder denne overgangen, kontakt senpai Tommy Ottesen (tommy@norfra.no), Karen Bjørndalen (karenb71@gmail.com) eller shihan Bjørn Willumsen (willum442@gmail.com).

Foto/Grafikk: rawpixel.com/ www.freepik.com